Löneoutsourcing – Få extern hjälp med er lönehantering

Lön är det viktigaste som finns för dina medarbetare. Du som leder företaget eller ansvarar för dess ekonomi behöver kunna lita på att löneutbetalningar fungerar varje månad, året runt.

Företag outsourcar sina löner till oss på Koncept HR av flera anledningar. Den vanligaste anledningen är att minska sårbarheten, följt av att säkerställa kvalitet.

Ibland outsourcar företag till oss för att de vill ha vår hjälp att bygga upp den interna löneprocessen och alla system, innan de för över löner inhouse. Detta är vanligast om ett företag är i en snabb utvecklingsresa och vill göra rätt från början.

Ibland får vi också i uppdrag att genomföra punktinsatser. Till exempel så gör vi regelbundet lönekartläggning med uppföljning för våra kunder.

För att bedöma om din lönehantering är sårbar bör du överväga följande punkter:

• Brister i processer och rutiner: Finns det tydliga, dokumenterade processer för alla steg i lönehanteringen? Om inte, kan det leda till fel och ineffektivitet.
• Säkerhetsåtgärder: Är system och data tillräckligt skyddade mot obehörig åtkomst, både fysiskt och digitalt?
• Kvalitet på lönesystemet: Använder ni ett modernt och tillförlitligt lönesystem som regelbundet uppdateras
• Kompetens och utbildning: Har personalen som hanterar lönerna rätt kompetens och utbildning för att hantera systemet och eventuella förändringar i lagstiftningen
• Kontroller och revisioner: Finns det regelbundna kontroller och revisioner för att upptäcka och rätta till eventuella fel?

Titlarna lönekonsult, payroll och lönespecialist används ofta om vartannat och kan innebära liknande arbetsuppgifter. Ytterligare en titel som används är löneadministratör.

Det är viktigt att titta på individens erfarenhet och kompetens i relation till de specifika uppgifterna de ska utföra. Det kan finnas stora variationer i vad olika personer med dessa titlar faktiskt gör, beroende på företag och bransch.

När du väljer att samarbeta med Koncept HR ser vi till att du får en lönekonsult som passar de behov som ditt företag har.

En lönekonsult behöver vara uppdaterad på flera områden, inklusive:

• Lagstiftning och regler: Förändringar i arbetsrätt, skattelagstiftning, socialförsäkringsregler och kollektivavtal.
• Teknik och system: Uppdateringar och nya funktioner i de lönesystem som används.
• Företagspolicyer: Ändringar i interna regler och rutiner gällande lönehantering.
• Bästa praxis: Nya metoder och verktyg för effektivare lönehantering och administrativt arbete.

När du outsourcar dina löner till Koncept HR tar vi ansvar för att allt det här fungerar. Våra medarbetare genomför regelbunden kompetensutveckling. Vårt stora kunnande inom arbetsrätt och relevanta lagrum borgar också för kvalitet för dig som kund.

Vi använder Hogia, Agda, VISMA, Flex, Fort Nox och kundernas egna system. Vi lär oss gärna fler system och ser det som ett sätt att kompetensutveckla oss och bli ännu mer relevanta för våra kunder.

Auktorisation av lönekonsulter hos SRF (Sveriges Redovisningskonsulters Förbund) innebär att konsulterna uppfyller höga krav på kompetens och yrkesskicklighet.

Här är några viktiga skäl till att vi på Koncept HR prioriterar auktorisation som form för kompetensutveckling för våra lönekonsulter:

Kvalitetsgaranti

• Kompetens och utbildning: Auktoriserade lönekonsulter har genomgått omfattande utbildning och uppfyller de krav som ställs av SRF, vilket säkerställer att de har den nödvändiga kunskapen för att hantera komplexa lönefrågor.
• Erfarenhet: För att bli auktoriserad måste konsulterna ha flera års praktisk erfarenhet av lönehantering, vilket ytterligare garanterar deras förmåga att leverera tjänster av hög kvalitet.

Regelbunden fortbildning

• Uppdaterad kunskap: Auktoriserade konsulter är skyldiga att genomgå regelbunden fortbildning för att hålla sig à jour med förändringar i lagar, regler och praxis. Detta innebär att de alltid har aktuell kunskap och kan hantera löneadministration enligt de senaste kraven.

Professionellt ansvar

• Etiska riktlinjer: Auktoriserade lönekonsulter måste följa SRF:s etiska regler och riktlinjer, vilket garanterar en hög professionell standard och ansvarsfullt agerande.
• Ansvarsförsäkring: De flesta auktoriserade konsulter omfattas av en ansvarsförsäkring, vilket ger extra trygghet för kunderna i händelse av fel eller försummelser.

Ökad trovärdighet

• Branschstandard: Auktorisationen fungerar som en kvalitetsstämpel som erkänns av branschen och kunder. Det ökar trovärdigheten för lönekonsulterna och stärker kundernas förtroende för deras tjänster.

Systematiskt arbete och granskning

• Standardiserade processer: Auktoriserade konsulter följer standardiserade processer och metoder som säkerställer att lönearbetet utförs systematiskt och korrekt.
• Granskning och uppföljning: SRF utför regelbundna granskningar av auktoriserade konsulter för att säkerställa att de upprätthåller de höga standarder som krävs.

Kundtrygghet

• Trygghet för företag: För företag innebär det en extra säkerhet att anlita en auktoriserad konsult, eftersom det minskar risken för fel och ger en garanti för att lönearbetet hanteras korrekt och i enlighet med gällande regelverk.

Sammanfattningsvis är auktorisationen hos SRF ett bevis på att lönekonsulterna har den kompetens och erfarenhet som krävs för att hantera löneadministration på ett professionellt och tillförlitligt sätt. Det ger både företag och anställda en ökad trygghet och kvalitetssäkring i löneprocessen.

Koncept HR gör ofta lönekartläggningar som en del i avtalet om löneoutsourcing. Men vi går också in som konsulter specifikt för att genomföra lönekartläggningar när arbetsgivaren vill ha en tydlig översyn. Då genomför vi kartläggningen, analyserar resultatet och kommer med förbättringsförslag.

Lönekartläggningar genomförs av flera anledningar:

• Jämställdhet och rättvisa: För att säkerställa att alla anställda får lika lön för lika arbete, oavsett kön, etnicitet, ålder, eller andra diskrimineringsgrunder.
• Lagkrav: I många länder, inklusive Sverige, finns det lagkrav på arbetsgivare att genomföra lönekartläggningar regelbundet för att identifiera och åtgärda osakliga löneskillnader.
• Arbetsgivarens rykte: Företag som aktivt arbetar för rättvisa löner kan förbättra sitt rykte som arbetsgivare och bli mer attraktiva för potentiella anställda.
• Nöjda medarbetare: Transparens och rättvisa i lönesättningen kan öka medarbetarnas tillfredsställelse och lojalitet.
• Riskhantering: Genom att identifiera och åtgärda löneskillnader minskar företaget risken för juridiska tvister och negativ publicitet.

Har du genomfört en lönekartläggning vill ha vår hjälp med att genomföra förändringar till det bättre? Koncept HR jobbar på alla nivåer och brett med alla typer av personalfrågor. Kontakta oss så hjälper vi dig.

Lönetransparensdirektivet är en lagstiftningsåtgärd inom Europeiska unionen som syftar till att främja ökad lönetransparens och bekämpa lönediskriminering, särskilt mellan män och kvinnor. Direktivet är en del av EU:s bredare ansträngningar för att uppnå jämställdhet på arbetsmarknaden och säkerställa att lönesättningen är rättvis och icke-diskriminerande.

Direktivets huvudsakliga mål och krav inkluderar:

• Ökad lönetransparens: Arbetsgivare måste vara mer öppna med information om löner och lönekriterier, vilket gör det lättare för anställda att förstå hur deras löner fastställs och att identifiera eventuella löneskillnader.
• Rätt till information: Anställda har rätt att få information om genomsnittliga lönenivåer, uppdelade efter kön, för kategorier av anställda som utför lika eller likvärdigt arbete.
• Lönerapportering: Större företag kan åläggas att regelbundet rapportera om löneskillnader mellan män och kvinnor inom företaget.
• Verktyg för att identifiera löneskillnader: Arbetsgivare uppmuntras att använda verktyg och metoder för att analysera lönestrukturen och identifiera osakliga löneskillnader.
• Åtgärdsplaner: Om betydande löneskillnader upptäcks, kan arbetsgivare behöva utveckla och implementera åtgärdsplaner för att rätta till dessa skillnader.

Koncept HR genomför företagsanpassade utbildningar inom arbetsrätt och lönetransparensdirektivet är en av de utbildningar som du kan beställa från oss. Vi kommer gärna till din arbetsplats, alternativt så genomför vi utbildningen digitalt för din personalgrupp.

Vi har också möjlighet att gå in som konsulter och se över att dina löne- och HR-system anpassas korrekt till det nya direktivet. Kontakta oss så hjälper vi dig.